Учет расхода бумаги и ресурса принтеров

Услуги

Учет расхода бумаги и ресурса принтеров

Многим знакома ситуация, когда пользователи жалуются, что картридж принтера опять закончился. Или что в очередной раз требуется докупить бумагу, а такое приобретение не было запланировано. В такие моменты возникают трудноразрешимые вопросы: «на что тратится бумага?» и «почему так быстро заканчиваются картриджи?».

Несомненно, офисная бумага и картриджи принтеров относятся к одному из тех ресурсов, которые являются жизненно необходимыми для функционирования офиса, однако зачастую остаются неучтенными.

Специалисты компании исследуют состав и конфигурацию печатающих устройств, предложат наиболее оптимальное решение для их учета и произведут его развертывание.

Установив контроль над эффективностью использования принтеров в организации, вы легко сможете определить, какие документы распечатывались на каждом из интересующих вас принтеров, кто из пользователей наиболее активно печатает документы, Учет использования картриджей, чернил, тонера определить количество распечатанных страниц за промежуток времени, просмотреть образы распечатываемых документов и т.д.

Предоставляемые выгоды:

получение консолидированной отчетности по всем принтерам, выявление и пресечение попыток использования офисных принтеров в личных целях сотрудников;
возможность реального сокращения расходов за счет статистического планирования бюджета по расходным материалам и повышения эффективности использования принтеров.

Оценим целесообразность внедрения данного решения на примере некоторого предприятия, занимающегося техническим проектированием, производством и пуско-наладкой электрического оборудования. ИТ инфраструктура предприятия развита хорошо, но аппаратное обеспечение достаточно разнородно, принтеры в отделах установлены неупорядоченно. Руководство, осознавая значимость информационных технологий и, в частности, бесперебойной работы печатающих устройств, приняло решение систематизировать процесс их использования и финансирования (таблицы 1–5).

Таблица 1 – Характеристика объекта автоматизации

Параметр	Значение	Параметр	Значение
Кол-во работников	30	Двусторонняя печать	50%
Кол-во принтеров	6	Общие затраты на р/м для печати	207 900 руб./год
Тип принтеров	А4, лаз., монохр.	Средняя прибыль предприятия	810 000 руб./год
Объем печати	220 000 л./год	Кол-во выполняемых в срок проектов	85%

Таблица 2 – Критические факторы успеха предприятия в рамках проекта

Критический фактор успеха (КФУ)	Стратегия достижения	Тактическое решение	Ключевой показатель выполнения
1. Снижение материальных затрат	Уменьшение расходов на печать	Внедрение учета расходных материалов	Коммерческие расходы
2. Увеличение производительности труда	Сокращение времени простоя принтеров	Планирование бюджета по р/м и сервисному обслуживанию	Выручка от реализации

Таблица 3 – Анализ технологических решений

КФУ	Текущее состояние	Желаемое состояние	Необходимые возможности	Эффект от внедрения	Тех. решение
1	Нерациональное потребление р/м из-за использования принтеров в личных целях, отсутствие контроля над перерасходом	Снижение неоправданного перерасхода, уменьшение количества случаев использования в личных целях	Сбор информации о всех распечатываемых документах	Сокращение расхода бумаги и картриджей на 30%, повышение уровня ответственности сотрудников	Программное обеспечение учета печати
2	Симптоматическое приобретение р/м по факту их исчерпания, задержки в поставке и оплате	Упреждающее приобретение р/м на основе статистического планирования	Количественный учет р/м по всем принтерам за любой промежуток времени	Постоянная готовность принтеров к работе, снижение количества срывов сроков работ на 60%	Программное обеспечение учета печати

Таблица 4 – Количественные эффекты

Решение	Качественные выгоды	Экономический эффект	Количественный результат
1. Внедрение учета расходных материалов	Сокращение использования расходных материалов на 30%	Уменьшение коммерческих расходов, руб./год	62 370
2. Планирование бюджета по р/м и сервисному обслуживанию	Снижение количества срывов сроков работ на 60%	Увеличение прибыли, руб./год	85 765

Таблица 5 – Денежные потоки проекта

Показатель	1 год	2 год	3 год
Стоимость внедрения, руб.	14 700	—	—
Стоимость эксплуатации, руб.	5 350	5 350	5 350
Эффект, руб.	148 135	148 135	148 135

Каждый лист распечатываемого документа стоит 0,6–1,5 руб. в зависимости от формата бумаги, типа принтера, количества используемых цветов и т.д. Фотопечать может стоить в несколько раз дороже. Даже если каждый работник в небольшой компании печатает только несколько страниц личных документов, непосредственно не связанных с его обязанностями, общая стоимость перерасхода может составлять десятки тысяч рублей в год.