Автоматизация деловых процессов неразрывно связана с представлением документов и другой информации в электронном виде. Общими преимуществами такого представления являются:

• оперативность поиска нужной информации;
• ускорение обмена информацией внутри организации;
• надежный контроль над жизненным циклом документа;
• снижение рисков утраты или порчи документа;
• снижение риска несанкционированного доступа к информации;
• снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации;
• система напоминаний пользователям о событиях, связанных с документами;
• инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала;
• накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников.

Результатом эффективной автоматизации бизнес процессов являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

Представление деловой информации в электронном виде позволяет организовать телекомпьютинг — модель организации работы, при которой сотрудник выполняет свои задачи удаленно: из дома или любого другого места, где есть доступ в Интернет, в том числе, например, через мобильный телефон. Изредка, по мере необходимости, физически распределенный коллектив собирается в офисе или любом другом месте для проведения плановых собраний. В остальное время коммуникации осуществляются при помощи средств связи: Интернет-приложений, электронной почты, служб мгновенных сообщений, телефонии и видеоконференций — всё это обеспечивает постоянное присутствие сотрудников в виртуальном офисе. Все описанные далее решения поддерживают телекомпьютинг.