Автоматизация деловых процессов неразрывно связана с представлением документов и другой информации в электронном виде. Общими преимуществами такого представления являются:

• оперативность поиска нужной информации;
• ускорение обмена информацией внутри организации;
• надежный контроль над жизненным циклом документа;
• снижение рисков утраты или порчи документа;
• снижение риска несанкционированного доступа к информации;
• снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации;
• система напоминаний пользователям о событиях, связанных с документами;
• инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала;
• накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников.

Результатом эффективной автоматизации бизнес процессов являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

Представление деловой информации в электронном виде позволяет организовать телекомпьютинг — модель организации работы, при которой сотрудник выполняет свои задачи удаленно: из дома или любого другого места, где есть доступ в Интернет, в том числе, например, через мобильный телефон. Изредка, по мере необходимости, физически распределенный коллектив собирается в офисе или любом другом месте для проведения плановых собраний. В остальное время коммуникации осуществляются при помощи средств связи: Интернет-приложений, электронной почты, служб мгновенных сообщений, телефонии и видеоконференций — всё это обеспечивает постоянное присутствие сотрудников в виртуальном офисе. Все описанные далее решения поддерживают телекомпьютинг.

SugarCRM — это коммерческий продукт в области управления отношениями с клиентами с открытым исходным кодом. SugarCRM распространяется на бесплатной и платной основе. Данный программный продукт предназначен для использования в среднем и малом бизнесе с числом рабочих мест от 1 до 300. Обладает очень удобным русскоязычным интерфейсом пользователя и хорошей архитектурой программного кода, что позволяет удовлетворять большинство потребностей среднестатистического предприятия даже без переделки отдельных частей.

Главным преимуществом SugarCRM является возможность переделать программу полностью под нужды вашего предприятия и использовать её именно так как нужно вам. Такой подход к использованию программного обеспечения позволяет сократить время проведения стандартных операций сотрудниками компаний и таким образом увеличить эффективность компании.

Возможности SugarCRM включают:

• управление контактами и потенциальными клиентами;
• автоматизированные электронные рассылки;
• мониторинг канала продаж;
• анализ основных источников прибыли;
• работа с каталогом продукции;
• гибкая система формирования отчетов;
• мониторинг оказываемой клиентам поддержки;
• разработка план-графика выполняемых работ;
• групповые электронная почта, задачи, звонки и календари;
• система контроля версий для документов;
• работа с мобильных устройств (смартфонов).

Более подробная информация на сайте SugarCRM Inc. на английском языке (откроется в новом окне): http://www.sugarcrm.com/crm/.

Система мгновенного обмена сообщениями и информацией о присутствии пользователей Jabber, в отличие от ICQ, является децентрализованной, расширяемой и открытой системой с возможностью реализации на базе бесплатных программных продуктов.

Мгновенный обмен сообщениями оценивается как самая быстрорастущая коммуникационная среда за всю историю, достигая 50-ти миллионный рубеж пользователей в два раза быстрее, чем электронная почта. Но, несмотря на феноменальную популярность, немногие компании официально признают ее частью своих корпоративных коммуникаций. Тем не менее, сотрудники очень многих компаний уже пользуются ICQ и подобными системами персонально на своих рабочих местах. Это позволяет им видеть присутствие собеседников, партнеров, клиентов и вступать с ними в переписку в реальном времени, повышая скорость и эффективность деловых коммуникаций. Но бесконтрольное использование публичных систем связано с серьезным риском для информационной безопасности коммерческой организации.

Внедрение корпоративной системы обмена мгновенными сообщениями позволяет не только упорядочить такого рода коммуникации и сделать их безопасными благодаря прозрачному шифрованию сообщений и управлению доступом. Такую систему также можно рассматривать как постоянно растущую базу знаний организации за счет централизованного персонифицированного архивирования сообщений с возможностью сквозного контекстного поиска. Многие решения и идеи рождаются именно в процессе свободных коммуникаций. В дополнение к этому, система Jabber предоставляет единый список контактов и контролируемый доступ к сервису ICQ.

Связь офисов или удаленных рабочих мест

Путем организации защищенной связи нескольких офисов или удаленных рабочих мест с помощью технологии виртуальных частных сетей поверх сетей общего пользования обеспечивается постоянный доступ сотрудников к важным деловым ресурсам. Необходимость доступа в любое время и из любого места приводит к развертыванию сетей, обеспечивающих безопасность и помогающих сотрудникам постоянно находиться на связи.

Виртуальная частная сеть (VPN — virtual private network) позволяет создать систему управления на предприятии, обладающем территориально распределенной структурой. Вне зависимости от взаимной удаленности офисов и подразделений, VPN обеспечивает их полную связность, работу и взаимодействие любых бизнес-приложений. VPN является эффективным инструментом для создания единого информационного пространства, как для нескольких компаний, так и для отраслей и вертикальных рынков. В такой сети функционируют любые системы, поддерживающие IP-протокол — то есть подавляющее большинство существующих приложений.

Данная технология также позволяет организовать связь с подразделениями так, будто они подключены напрямую к локальной сети главного офиса. Контролируйте бизнес централизованно, связываясь с главным офисом и подразделениями.